Cart 0
Email Hosting là dịch vụ thư điện tử cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý tốt email của mình. Các doanh nghiệp thường dùng dịch vụ này để gia tăng hiệu suất trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo tính bảo mật, nâng cao trải nghiệm gửi và nhận email tốt hơn. Để hiểu rõ hơn khái niệm Email Hosting là gì? Cách để thành công với gói Hosting Email này. Hãy cùng KhoADS Tactic tìm hiểu chi tiết về dịch vụ đăng ký Hosting Mail ở nội dung bài viết dưới đây nhé!
Email Hosting là gì?
Email Hosting là dịch vụ thư điện tử chạy trên hệ thống máy chủ riêng biệt và được thiết kế theo tên riêng của từng doanh nghiệp. Đăng ký Hosting Email là lựa chọn hàng đầu cho những doanh nghiệp muốn nâng cao sự tiện dụng trong việc giao tiếp bằng mail với đối tác và khách hàng của mình.
Không giống với các gói Email miễn phí khác, Khi mua gói có phì, người dùng sẽ được phép tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản mail. Các tổ chức và doanh nghiệp thường dùng dịch vụ này để tăng độ tin cậy, nâng cao trải nghiệm gửi và nhận email tốt hơn, kiểm soát email spam, tin tặc và ngăn ngừa việc rò rỉ dữ liệu.
Lợi ích khi dùng Email Hosting cho doanh nghiệp là gì?
Nội dung bên trên đã giúp bạn nắm rõ khái niệm Email Hosting là gì, việc sử dụng Hosting Email cho doanh nghiệp mang lại nhiều ưu điểm vượt trội, cụ thể như sau:
Gia tăng uy tín và độ tin cậy
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, hầu hết các trao đổi thông tin với đối tác và khách hàng đều thông qua email sử dụng domain doanh nghiệp. Vì vậy, việc doanh nghiệp mua gói Email Hosting để gửi Mail cho khách hàng không chỉ giúp nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn tăng độ nhận diện thương hiệu với người nhận.
Từ đó, tỷ lệ mở và đọc Email của người nhận sẽ cao hơn so với việc gửi đi từ các địa chỉ email khác không phải là Mail Hosting.
Mang đến sự chuyên nghiệp
Việc mua Hosting Email sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình vận hành quản lý nhân viên, thông tin nội bộ nhanh chóng. Đồng thời nó cũng tạo ra được cảm giác tin tưởng cho đối tác, khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn. Mà điều này các Email cá nhân hay Email ngẫu nhiên sẽ không có thể làm được.
Theo đó, người dùng sử dụng Email Hosting cũng sẽ dễ dàng quản trị và tùy chỉnh số lượng tài khoản, cấu hình Email theo ý mong muốn.
Tính bảo mật cao và chống spam hiệu quả
Thông thường, để ngăn chặn tin tặc tấn công và gửi spam mail chứa nhiều liên kết và phần mềm độc hại, hầu hết các dịch vụ thuê Hosting thư điện tử sẽ sử dụng các biện pháp bảo mật hệ thống mail chặt chẽ để ngăn chặn các nguy cơ này. Từ đó, đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp, hạn chế thư spam, blacklist IP và giữ đường truyền email luôn được thông suốt.
Tránh việc Email rơi vào hộp thư spam
Thông thường những Mail được gửi dưới định dạng Email Hosting sẽ tránh được việc rơi vào mục thư rác, hộp thư spam của người nhận. Đây được xem là ưu điểm nổi trội của gói thư điện tử Hosting mang lại, bởi hàng ngày một tài khoản người dùng có thể sẽ nhận được lượng lớn Email dạng quảng cáo, chương trình khuyến mãi từ doanh nghiệp khác nhau. Do đó, việc sử dụng mua Hosting Email sẽ giúp chiến dịch Marketing Email của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao.
Dung lượng lưu trữ lớn
Một lợi ích nổi bật của việc mua Email Hosting đó chính là có dung lượng lưu trữ cực lớn. Theo đó, khi doanh nghiệp gửi thư điện tử số lượng nhiều sẽ tránh được việc bị giới hạn dung lượng tệp gửi kèm hay nội dung Email gửi đi. Và điều này sẽ giúp nội dung Email gửi đi của bạn sẽ được trau chuốt, chỉn chu và đầy đủ thông tin cho người nhận được.
Chi phí
So với việc mua cơ sở hạ tầng email và tự duy trì hay thuê nhân viên IT để vận hành nó thì việc mua gói Hosting thư điện tử chắc chắn sẽ hiệu quả hơn về chi phí bởi nó sẽ giúp tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và tài nguyên.
Bí quyết thành công với gói Email Hosting mà bạn cần biết
Dùng Hosting Email là giải pháp rất hữu ích cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo việc sử dụng Hosting cho Email trong doanh nghiệp hiệu quả, thì khi đăng ký dịch vụ Hosting thư điện tử , bạn cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:
Chọn nhà cung cấp Mail Hosting uy tín
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín và chuyên nghiệp sẽ quyết định rất lớn đến sự thành công của doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều địa chỉ nhận đăng ký Hosting cho Email doanh nghiệp nhưng không phải nhà cung cấp nào cũng chất lượng. Do đó, bạn cần phải thận trọng trong việc tìm hiểu trước khi đưa ra quyết định.
Thông thường, một tổ chức cung cấp Mail Hosting uy tín sẽ phải đáp ứng đầy đủ các điều cơ bản bên dưới đây.
- Hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Hạn chế tối đa tình trạng thư spam, blacklist IP, tin tặc.
- Bảo mật tối đa bằng hệ thống Mail Server chuyên dụng.
- Cung cấp giao diện quản lý trực quan, giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng.
- Hỗ trợ quá trình gửi và nhận mail đến khách hàng và đối tác thuận lợi và nhanh chóng.
Tối ưu tên email
Tên email là ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác của mình. Vì thế, để việc dùng Email Hosting tối ưu hết được lợi ích của nó, đạt được hiệu quả vốn có, thì tên email phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa
Đăng ký Hosting Email cho phép doanh nghiệp tự do lựa chọn tên miền theo đặc trưng riêng của thương hiệu. Nếu doanh nghiệp có tên ngắn thì có thể sử dụng cái tên đó. Tuy nhiên, nếu tên đó quá dài thì nên được viết tắt cho ngắn gọn, nhưng vẫn phải đảm bảo khả năng nhận diện thương hiệu và đặc biệt lưu ý là không được trùng lặp với những tổ chức khác.
-> Bạn có thể tìm hiểu thêm cách để lựa chọn tên miền phù hợp cho website của mình
Đặt tên cho các nhóm, phòng ban rõ ràng
Trong nội bộ, việc đặt tên Mail để phân biệt giữa các nhóm, phòng ban là điều cần thiết để tránh gây nhầm lẫn và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Email của từng nhân viên tham gia hệ thống Email Hosting cũng nên tuân theo một quy tắc thống nhất.
Tạo cấu trúc thống nhất
Nên đặt tên hệ thống website, blog, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất để tạo tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, địa chỉ của các kênh này cũng nên sử dụng domain name của Email để tạo sự thống nhất.
Ví dụ: Email của doanh nghiệp có đuôi là @kohotactic.com thì trang Facebook nên có cấu trúc là http://www.facebook.com/kohotactic.vn.
Đặt tên tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác
Tên Email Hosting là đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp và có vai trò rất quan trọng trong các hoạt động Email Marketing. Do đó, trước khi đặt tên, bạn nên tra cứu và tìm hiểu kỹ càng để tránh các tên miền đã được đăng ký bản quyền. Thậm chí, nếu không may tổ chức trùng tên đó không còn hoạt động hay có những thông tin xấu sẽ vô tình ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.
-> Tham khảo ngay Hướng dẫn cách kiểm tra tên miền cho doanh nghiệp – TẠI ĐÂY!
Tránh đặt tên nhạy cảm
Đây cũng là yếu tố mà doanh nghiệp cần nền chú trọng khi lựa chọn tên miền. Cần tránh những từ ngữ dễ gây hiểu lầm về mặt ý nghĩa hoặc quá khó hiểu để tránh những ảnh hưởng không tốt đến tên tuổi thương hiệu của doanh nghiệp mình.
-> Có thể bạn quan tâm: Chỉ số nào ảnh hưởng đến thương hiệu?
Chú trọng tới vấn đề bảo mật hệ thống
Sử dụng dịch vụ Email Hosting mang lại nhiều lợi ích cho kinh doanh và các chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một khi có sự cố xảy ra thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống Email của doanh nghiệp. Do đó, hãy lựa chọn các nhà cung cấp Hosting cho Email uy tín để tăng cường tính bảo mật thông tin.
Phổ biến các quy định rõ ràng
Khi dùng email tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cả một tập thể chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân. Vì vậy, khi sử dụng Email Hosting trong doanh nghiệp, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:
- Các nhóm, phòng ban trong công ty nên sử dụng địa chỉ email riêng. Điều này giúp hạn chế những nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
- Chỉ sử dụng Mail công ty cho mục đích công việc, không sử dụng để truyền tải bất kỳ nội dung cá nhân nào để tránh những ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
- Nên xóa tài khoản Email của các nhân viên đã nghỉ làm để tránh những trường hợp không hay xảy ra.
Phân biệt Email Hosting và Web Hosting
Trước đây, Hosting Email và Hosting Website thường được tích hợp trên cùng một máy chủ. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, chúng đã được lưu trữ riêng trên từng máy chủ tách biệt.
Trên thực tế, Website Hosting và Mail Hosting có vai trò hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau:
- Web Hosting là nơi lưu trữ tất cả các thông tin có liên quan đến trang web của doanh nghiệp, từ tư liệu, hình ảnh đến các hoạt động giao dịch trao đổi thông tin giữa đơn vị với và khách hàng trên mạng Internet.
- Email Hosting là hệ thống lưu trữ thư điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nội bộ tổ chức. Hosting cho Email có tính bảo mật cao và đặc trưng cho thương hiệu doanh nghiệp.
So sánh Email Hosting và Email Server
Để thấy được sự khác biệt rõ ràng nhất giữa Mail Hosting và Mail Server thì bạn có thể xem ngay bảng so sánh ở bên dưới đây.
| Email Hosting | Email Server |
| 🔹Dùng chung máy chủ với các Share Email Hosting khác. | 🔸Mỗi Mail Server sẽ dùng riêng một máy chủ. |
| 🔹Không cần đầu tư hệ thống máy chủ mạnh nhưng vẫn đảm bảo Email hoạt động ổn định, hiệu quả. | 🔸Cần phải đầu tư hệ thống máy chủ đạt chuẩn khi sử dụng Server thư điện tử. |
| 🔹Sử dụng chung địa chỉ IP với các dịch vụ Hosting cho Email khác. | 🔸Dùng địa chỉ IP riêng cho dịch vụ chứ không dùng chung IP với dịch vụ lưu trữ thư điện tử khác. |
| 🔹Số lượng Mail tạo ra sẽ bị gia hạn bởi gói dịch vụ cho phép. | 🔸Số lượng Mail Server được phép tạo ra thường sẽ lớn hơn rất nhiều so với Mail Hosting. |
Qua bảng so sánh bên trên, bạn cũng có thể thấy việc sử dụng Email Server có máy chủ riêng biệt sẽ đảm bảo được tính bảo mật hơn so với Email Hosting. Và gói máy chủ thư điện tử cũng bao gồm toàn bộ các tính năng của gói đăng ký Hosting Email.
Do đó, khi sử dụng dịch vụ Server thư điện tử sẽ hỗ trợ tốt việc spam mail, đồng thời ngăn chặn virus hiệu quả. Không chỉ vậy, người dùng cũng có thể trực tiếp duyệt email thông qua các chương trình được tích hợp sẵn trên máy tính.
Câu hỏi thường gặp
Sử dụng Email Hosting để làm gì?
Việc đăng ký Hosting Email sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý email và bảo mật thông tin tốt nhất. Cụ thể mục đích của việc dùng Mail Hosting đó là:
- Tạo và quản lý các địa chỉ Email theo tên miền cho doanh nghiệp chuyên nghiệp. Điều này tạo được sự tin cậy và chuyên nhiệp trong giao tiếp với khách hàng, đối tác và nhân viên.
- Bảo mật thông tin, bảo vệ Email của bạn khỏi các mối đe dọa an ninh và lừa đảo trực tuyến nhờ vào công nghệ hiện đại mã hóa dữ liệu, chống spam.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác như lịch, danh bạ, và nhiều ứng dụng cộng tác khác, giúp bạn tăng cường hiệu suất làm việc.
- Email Hosting cho phép quản lý quyền truy cập và phân quyền cho nhân viên trong tổ chức doanh nghiệp của bạn.
- Đồng thời khi sử dụng gói Hosting Email, bạn có thể dễ dàng truy cập ở bất kỳ nơi đâu chỉ cần có kết nối internet.
Sự khác biệt giữa dịch vụ Email Hosting và các dịch vụ email khác là gì?
Các email thông thường chỉ là tài khoản email của cá nhân và sẽ theo tên miền từ nhà cung cấp như @gmail.com, @yahoo.vn. Có thể thấy, các email này chỉ mang tính cá nhân hóa, không đại diện cho doanh nghiệp, dễ bị spam, virus, giả mạo email.
Trong khi đó, mail hosting là hệ thống email tạo theo tên miền của doanh nghiệp, mang đến sự chuyên nghiệp, độ tin cậy, đảm bảo tính ổn định và bảo mật cao hơn.
Tôi có thể nâng cấp gói Email Hosting đang sử dụng lên gói cao hơn không?
Tương tự như các gói dịch vụ hosting như: Windows Hosting, Cloud Linux hay SEO Hosting, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp dịch vụ khi có nhu cầu. Quá trình nâng cấp khá đơn giản, nhanh chóng và không ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn. Chi phí chênh lệch giữa các gói dịch vụ sẽ được hệ thống tự động tính toán và thông báo đến khách hàng.
Tôi có thể bị mất email hay dữ liệu khi chuyển sang sử dụng dịch vụ của KhoADS không?
Khách hàng không bị mất email hay dữ liệu. Khi đăng ký Email doanh nghiệp tại KhoADS, khách hàng sẽ được hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu Email từ nhà cung cấp khác về KhoADS. Chính vì vậy, khách hàng có thể yên tâm email hay dữ liệu luôn được đảm bảo.
Bản backup Email doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trong bao nhiêu ngày?
Tất cả dữ liệu trong gói Email Hosting của khách hàng luôn được tự động backup mỗi ngày và lưu trữ trong vòng 7 ngày gần nhất. Do đó, quý khách hàng có thể chủ động khôi phục hoặc tải về bản backup bất kỳ lúc nào.
Nếu dữ liệu email bị mất hoặc xóa nhầm thì có khôi phục được không?
KhoADS luôn tôn trọng dữ liệu hộp thư cá nhân của khách hàng. Khi đăng ký tên miền Email đồng nghĩa với việc khách hàng có quyền để chủ động sao lưu lại dữ liệu trong hộp thư của mình. KhoADS cam kết sẽ không can thiệp trong bất kỳ trường hợp nào để khôi phục những hộp thư đã bị thất lạc, bị mất trong quá trình sử dụng của khách hàng.
Dịch vụ Email Hosting của KhoADScó giới hạn số lượng email gửi đi trong 1 giờ hay 1 ngày không?
Với Email tên miền người dùng chỉ có thể gửi tối đa 200 email/giờ. Nếu số lượng email cần gửi nhiều hơn, bạn phải chờ sang giờ tiếp theo mới có thể gửi tiếp.
Dịch vụ Email Hosting của KhoADS có hỗ trợ giao diện quản trị trên web không?
Khi mua tên miền Email tại KhoADS sẽ có giao diện webmail trực quan, đầy đủ tính năng, giúp khách hàng có thể dễ dàng quản trị và thao tác.
Nếu dịch vụ Hosting cho Email không đáp ứng được yêu cầu của tôi thì tôi có được hoàn tiền không?
Nếu đăng ký Mail Hosting tại KhoADS , chúng tôi cam kết hoàn tiền 100% cho khách hàng nếu không hài lòng với chất lượng dịch vụ trong thời gian sử dụng.
Vì sao nên dùng Email Hosting khi dịch vụ Web Hosting cũng có email?
Email kèm theo dịch vụ Web Hosting được cung cấp không có sự ràng buộc về chất lượng nhiều và dung lượng giới hạn khi đính kèm tệp trong các email cũng sẽ ở mức hạn chế. Trong khi đó, dịch vụ Email Hosting sẽ khắc phục hết những nhược điểm này và mang đến sự tiện ích hoàn hảo cho người dùng.
Vì sao nên dùng gói đăng ký Hosting Email của Việt Nam?
Việc đăng ký email với tên miền Việt Nam sẽ mang đến tốc độ truy cập nhanh hơn. Bên cạnh đó, thủ tục đăng ký và thanh toán cũng dễ dàng hơn so với các dịch vụ Email Hosting nước ngoài. Người dùng sẽ không phải lo về rào cản ngôn ngữ cũng như được đảm bảo các quyền lợi theo pháp luật tại Việt Nam.
Như vậy, qua bài viết trên, KhoADS Tactic đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin liên quan tới dịch vụ Email Hosting. Bên cạnh đó là những chia sẻ về các bí quyết để thành công với Hosting cho Email. Hi vọng với những thông tin trên đã giúp bạn đọc cái cái nhìn toàn diện về Hosting thư điện tử và đưa ra quyết định cho doanh nghiệp của mình.
